Wiederkehrende Anfragen vorsortieren

Bei ähnlichen Anfragen kann KI einen Vorschlag zur ersten Sortierung machen.

In einem gemeinsamen Postfach treffen häufig ähnliche Anliegen ein. Bevor jemand antworten kann, muss er das Thema erkennen und prüfen, welche Angaben fehlen.

Der Tipp: Nutzen Sie KI für einen Vorschlag zur Einordnung, nicht für eine endgültige Entscheidung. Legen Sie wenige verständliche Kategorien fest und beschreiben Sie, wann eine Anfrage als unklar markiert werden soll.

Ein möglicher Auftrag lautet: „Ordne diese Anfrage einer der Kategorien Termin, Unterlagen oder allgemeine Frage zu. Nenne fehlende Angaben, die für die Bearbeitung nötig sind. Wenn keine Kategorie sicher passt, wähle ‚unklar‘. Formuliere keine Antwort.“

Prüfen Sie die Vorschläge im tatsächlichen Arbeitsablauf, bevor Sie sie regelmäßig verwenden. Beobachten Sie besonders Fälle mit mehreren Themen oder dringlichem Inhalt. Für solche Fälle braucht es einen klaren Weg zur zuständigen Person.

Auch hier gelten die Zugriffsrechte für eingehende Nachrichten. Die Vorsortierung kann die erste Orientierung erleichtern. Fachliche Bearbeitung und Entscheidungen über Priorität und Antwort bleiben beim Team.