E-Mails schneller entwerfen

Ein brauchbarer E-Mail-Entwurf braucht Anlass, Ziel und den passenden Ton. Vor dem Versand prüfen Sie ihn.

Eine Antwort ist inhaltlich oft längst klar. Trotzdem kostet es Zeit, den richtigen Einstieg zu finden und die Gedanken knapp zu formulieren.

Der Tipp: Geben Sie KI die Eckpunkte und lassen Sie einen ersten Entwurf schreiben. Nennen Sie den Anlass, die gewünschte Aussage, den Ton und eine ungefähre Länge. Lassen Sie Informationen weg, die für den Entwurf nicht nötig sind.

Zum Beispiel: „Formuliere eine freundliche, sachliche Antwort. Wir können den vorgeschlagenen Termin nicht wahrnehmen, bieten aber Dienstag oder Donnerstag in der nächsten Woche an. Bitte höchstens zwei kurze Absätze und keine zusätzlichen Zusagen.“

Lesen Sie den Entwurf vor dem Versand vollständig. Besonders Termine, Namen, Zusagen und der Ton gegenüber der empfangenden Person brauchen Ihre Aufmerksamkeit. KI kennt weder die gesamte Beziehung noch unausgesprochene Absprachen.

Bei sensiblen Inhalten gilt: Nutzen Sie nur dafür freigegebene Systeme und geben Sie personenbezogene oder vertrauliche Angaben nur ein, wenn das erforderlich und zulässig ist. Der Entwurf spart Formulierungsarbeit; die Nachricht bleibt Ihre Entscheidung.